Kolme mallia itseohjautuvuusprosessiin

Alunperin julkaistu aiemmilla nettisivuillani 4.4.2019

Itseohjautuvaan toimintatapaan siirtyminen haastaa sekä kehittämisen tukihenkilöitä että työntekijöitä. Perinteinen tapa tehdä muutosta, on asettaa tavoitetila, määrittää nykytila, ja rakentaa suunnitelma nykytilasta tavoitetilaan. Tämän suunnittelutyön on tyypillisesti tehnyt HR-tiimi tai muu asiankantaja, mahdollisesti muutoskonsultin avustuksella. Vuosien varrella on opeteltu henkilöstön osallistamista muutosprosessiin, lähinnä siksi, että osallistuneet änkyröivät vähemmän muutoksen edessä. Itseohjautuvuus on siitä uudentyyppinen tilanne, että se määritelmänsä mukaan pyytää siirtämään toimijuuden muutoksen kohteille itselleen.

Tällä hetkellä tuntuu, että itseohjautuvuuskonsultit ja muut aiheen parissa puuhaavat tahot jakautuvat karkeasti kahteen ryhmään. Toinen ryhmä puhuu
uuden maailman termeillä kompleksisuudesta ja itseorganisoitumisesta, ja karsastaa kaikenlaista keskujohtoisuutta. Toinen ryhmä nojaa perinteisempään kehittämisotteeseen ja piirtää kauniit suunnitelmat ennalta moninaisille power pointeille.

Hahmottelin näiden pohjalta kolme erilaista tapaa edistää itseohjautuvuutta organisaatiossa, ja paikansin niiden heikkouksia ja vahvuuksia.

1.Itseorganisoituva.  Tässä mallissa työntekijöitä opastetaan kehittämään arjen käytänteitä kokeilujen kautta. Kokeiluja ohjaa yleensä neljä kriteeriä: uuden kokeiltavan toimintatavan tulisi vaikuttaa positiivisesti tai ainakaan se ei saisi laskea työn tehokkuutta, työn mielekkyyttä eikä asiakaskokemusta. Neljäs kriteeri kehittämisessä on esimieskeskeisyyden vähentäminen. Prosessille ei ole tässä skenaariossa asetettu selkeää tavoitetta, vaan jokainen tiimi ja työyhteisö saa muotoilla oman näköisensä toimintatavan. Eteneminen tapahtuu kokeilujen kautta ilman kummempia pitkän kaaren suunnitelmia. Eri puolilla kehitettyjä hyviä käytänteitä jaetaan kuitenkin systemaattisesti.

2. Keskusjohdettu.  Toinen ääripää on ennalta määritetty. Siinä uusi toimintatapa annetaan valmiiksi suunniteltuna työntekijöille omaksuttavaksi. Esimerkiksi silloin kun Holokratiaa tai Sosiokratiaa  toteutetaan oppikirjan mukaan, tehdään juuri näin. Monessa organisaatiossa voidaan myös keksiä uusi toimintatapa itse. Suunnittelutyö tehdään keskitetysti pienellä porukalla työntekijöitä kenties kevyesti osallistaen. Suunnitteluprosessi ei siis itsessään ole itseohjautuvuutta tukeva, mutta uusi toimintamalli saattaa olla esimerkiksi esimiehetön eli ”itseohjautuva”. (Itseohjautuvuus voidaan jakaa kolmeen ulottuvuuteen: yksilöiden omatoimisuuteen, työn yhdessä kehittämiseen ja työn yhdessä johtamiseen (esimiehettömyyteen). Kirjoitin näistä Filosofian Akatemian blogiin, jos haluat lukea tarkemmin.)

3. Ohjattu emergenssi. Kolmas tapa tehdä muutosta on jotain näiden väliltä. Kutsutaan sitä vaikkapa ohjatuksi emergenssiksi, vaikka nimi onkin kaiketi oksimoroni. Uutta toimintatapaa voidaan suunnitella keskitetysti, ja tiettyjä roolituksia ja komentoketjuja määrittää ennalta, mutta antaa tiimeille tilaa soveltaa toimintamallia omaan toimintaansa ja tahtotilaansa sopivaksi. Tiimit tarvitsevat myös tähän kehittämismalliin kokeilu-osaamista, ja heidän tulee oppia ymmärtämään omaa toimintaansa systeeminä. Organisaatioon saadaan kuitenkin selkeyttä määrittämällä ennalta joitain rooleja ja toimintatapoja. Muutokseen saadaan myös tehoja, kun kehitykselle on hahmoteltu tavoitetilaa. Tavoitteesta voidaan backcastata tiettyjä virstan pylväitä ja esimerkiksi aikatauluttaa muutosprosessia – muistaen, että kaiken inhimillisen kehittämistyön aikataulut venyvät ja paukkuvat omien ennaltamääritettämättömissä olevien lainalaisuuksiensa mukaan.

Tällä hetkellä mietin kovasti, mikä näistä kehittämismalleista sopii minkäkinlaiseen kontekstiin. Keskustelisin mielelläni aiheesta täällä kommenteissa, Linkkarissa ja facebookissa – tietysti livenäkin, kun tavataan!

Itseorganisoituvan mallin vahvuus on se, että työntekijät oppivat kehittämistaitoja sekä ymmärtämään työtään systeeminä. Heidän itseohjautuvuus kyvykkyytensä, eli kykynsä hahmottaa kokonaisuus ja sen lainalaisuudet, sekä kykynsä kantaa vastuuta, kasvavat merkittävästi prosessin aikana. Malli johtaa myös siihen, että jokaiselle tiimille tulee omannäköinen versio itseohjautuvuudesta. Siinä on hyvät ja huonot puolensa. Hyvää on se, että todennäköisesti itse luotu malli sopii itselle parhaiten: se ottaa parhaiten huomioon kyseisen tiimin työn luonteen ja tiimiläisten osaamiset, vahvuudet ja oppimisunelmat. Huonoa siinä on se, että tiimien välinen yhteistyö edellyttää toisen tiimin toimintatapaan tutustumista. Huono puoli tässä kehittämistyylissä on se, että se aiheuttaa työntekijöissä aluksi aika paljon ahdistusta, koska kaikki on epävarmaa ja liikkeessä, eikä määränpäätä todennäköisesti hahmota juuri lain. Mallin huono puoli on myös se, että se on hidas.

Keskusjohdettu malli voi olla tehokas, mutta se tuskin on kovin vaikuttava.  Suurimpaan osaan tapauksista suosittelisin tällä kokemuksella tuota kolmatta Ohjatun emergenssin mallia, yrittäen saada parhaat puolet kummastakin. Tiimin systeemiymmärrys ja vastuunkanto  – toisin sanoen heidän itseohjautuvuuskyvykkyytensä – kehittyy nimenomaan tuon suht kivuliaan kehitysprosessin myötä. Jos toimintamalli vain isketään tiimille noudatettavaksi, ihmiset eivät osaa toimia muuten kuin toimintamallin määrittämissä tilanteissa, eivät ymmärrä toimintansa vaikutusta systeemiin, eivätkä ymmärrä, miksi roolit ovat sellaiset kuin ovat. Tavoitteellinen toiminta ja jonkinlaisen alustavan kehitysmatkan ennaltamaalaileminen kuitenkin tuovat reippautta prosessiin. Suunnan ja suunnitelman olemassa olo tuo myös rauhaa erityisesti ihmisille, jotka ovat tottuneet toimimaan jopa vuosikymmeniä täsmällisten ohjeiden mukaan.

On kuitenkin paljon esimerkkejä organsisaatioista, joissa on lähdetty orgaaniseen prosessiin. Meiltä Suomesta kuuluisin esimerkki lienee YLE, joka on jo lähes kymmenen vuotta tarjoillut ketteryyttä ja itseohjautuvuutta koskevia syötteitä halukkaille yleläisille omissa tiimeissä eteenpäin vietäväksi. Muutosprosessia ei siis johdeta perinteisessä mielessä ollenkaan, vaan annetaan asiasta innostuneiden napata kiinni kuka mistäkin, ja luoda uudenlaista toimintakulttuuria omilla tahoillaan, kukin omalla tavallaan. Kokemustodistajat kertovat merkittävistä muutoksista, mutta vaihtelu talon sisällä on todella suurta.

Mitä tuumaat? Minkä mallin sinä valitsisit omaan organisaatioosi ja miksi?