Itseohjautuvuus vaatii lisää työntekijöitä

Itseohjautuvuus, yhteisöohjautuvuus ja tiimimalli leviävät kovaa vauhtia suomalaisilla työnpaikoilla. Myös ilmiön kritiikki kasvaa. Viimeisimpänä esihenkilöttömän pallomeriorganisaation majakka, työterveyspalveluita tarjoava Heltti Oy kertoi Kauppalehdessä, että työntekijöiden toiveesta luotujen valmentajien työnkuva on ruvennut muistuttamaan perinteisen lähijohtajan työnkuvaa. Onko lähijohtajan rooli todellakin välttämätön osa hyvää organisoitumista? Vai pyörimmekö itse asiassa aivan väärien kysymysten ympärillä?

Itseohjautuvuus on yksilön ominaisuus toimia omaehtoisesti, aktiivisesti, itse itseään johtaen. Yhteisöohjautuvuudella viitataan tiimin jaettuun johtajuuteen. Olen itse määritelly yhteisöohjautuvuuden toimintamalliksi, jossa tiimi suunnittelee, koordinoi ja kehittää omatoimisesti työtään, joko valmentavan esihenkilön/valmentajan tuella tai ilman häntä.

Nähdäkseni itseohjautuvuus ja yhteisöohjautuvuus ovat välttämättömiä asioita asiantuntijatyössä, koska asiantuntijatyö on määritelmällisesti työtä, jota ulkopuolinen ei voi ennalta määritellä.

Fredrik Taylor keksi viime vuosisadan vaihteessa, että paras (siis tehokkain ja laatua tuottavin) tapa organisoida työ on erottaa suunnittelu, koordinointi ja kehittäminen itse työn tekemisestä. Tämä oli fiksu tapa jakaa tehtävät suorittavassa työssä, jossa onnistunut työsuoritus oli mahdollista määrittää ennalta.

Kompleksisessa monimuuttuvaisessa toimintaympäristössä asiantuntijatyön tekeminen edellyttää, että työntekijät suunnittelevat, koordinoivat ja kehittävät itse omaa ja yhteistä työtään.

Tarvitaanko heitä tukemaan valmentajaa? Ehkä! Uskoisin, että se riippuu työn luonteesta ja työn tekijöistä itsestään.

Sen sijaan voisimme puhua siitä, mistä tämä aika suunnitella, koordinoida ja kehittää otetaan? Oli varsin tehokasta allokoida suunnittelu, koordinointi ja kehittäminen yhdelle ihmiselle ja vapauttaa muut työn suorittamiseen.

Nyt suunnitteluun, koordinointiin ja kehittämiseen menee organisaation näkökulmasta moninkertainen määrä minuutteja, kun tehtävään osallistuu niin monta ihmistä. Toki suuri osa suunnittelusta, koordinoinnista ja kehittämisestä tapahtuu lennossa ja on integroitunut itse työhön. Lisäksi meillä on modernit digitaaliset systeemit tehostamassa asioita.

Silti siihen menee minuutteja, jotka ovat pois jostain muusta.

Nyt näyttää siltä, että ne ovat pois ihmisten palautumisesta. Vähemmässä ajassa pitäisi tehdä enemmän asioita, mutta jos se ei ole mahdollista, työhön käytetään enemmän aikaa, joka johtaa siihen, että vapaa-aikaan käytetään vähemmän aikaa. Ja ihmiset uupuvat.

Yhteisöohjautuvuudella on minusta kaksi välttämätöntä seurausta, jotka johtuvat siitä, että tiimeissä käytetään enemmän minuutteja työn suunnitteluun, koordinointiin ja kehittämiseen:

1) Esihenkilöiden määrää kannattaa vähentää. Ei ole mitään järkeä pitää samaa määrää esihenkilöitä suunnittelemassa, koordinoimassa ja kehittämässä työtä, jos hommaa hoitavat nyt myös tiimiläiset itse. Muutenhan samaa työtä tekemässä on moninkertainen määrä ihmisiä, eikä siinä kaiketi ole organisaation kokonaistehokkuuden kannalta päätä eikä häntää.

(Huom. En siis ota tällä väittämällä kantaa siihen, pitäisikö samaan aikaan lisätä valmentajien tai muiden tiimin tukihenkilöiden määrää. Ehkä pitäisi.)

2) Työn tekemiseen tarvitaan lisää minuutteja, eli ihmisiä. Jos osa työn tekemiseen aiemmin käytetystä ajasta käytetään nyt työn yhdessä suunnitteluun, koordinointiin ja kehittämiseen, jää työn tekemiseen vähemmän aikaa. Jos sama määrä töitä halutaan saada tehtyä, pitää työntekijöiden määrää lisätä.

Kumpikin näistä aiheista tuntuu olevan todella vaikea käsitellä. Yhteisöohjautuvuutta halutaan monella työpaikalla edistää, mutta esihenkilöiden vähentämisestä ei saa puhua, koska se tekee kipeää. Samoin työntekijöiden lisääminen on luonnollisesti vaikea pala työnantajalle, koska tavoitteena on tietenkin tehostaa toimintaa niin pitkällä kuin lyhyelläkin aikavälillä. Pitäisin kuitenkin tärkeänä, että puhuisimme myös tästä näkökulmasta - olkoonkin, että olen hiukan yksinkertaistanut minuuttilaskelmiani.

Johtuisiko itseohjautuvuuteen liittyvä kuormitusuhka ainakin osittain juuri siitä, että työntekijöiden työmäärä on kasvanut suuremmaksi? Ehkäpä ratkaisu ei olekaan esihenkilöiden palauttamisessa vaan tiimiläisten määrän kasvattamisessa?

Palaan tuohon, mitä sanoin alussa. Asiantuntijatyö edellyttää itseohjautuvuutta ja tiimien kykyä suunnitella, koordinoida ja kehittää omaa työtään. Myös maailman nopeus, joka vaatii tiimeiltä sekä ketterää toimintaa että jatkuvaa oppimista, peräänkuuluttaa itseohjautuvuutta ja yhteisöohjautuvuutta. En usko, että kovinkaan monessa työssä on enää järkeä toimia tavalla, jossa esihenkilö vastaa työn suunnittelusta, koordinoimisesta ja kehittämisestä.

Meidän on kuitenkin ymmärrettävä, että yhteisöohjautuva toimintamalli on todellakin uusi tapa jakaa työtä. Kun työntekijöille tulee uutta työtä, jotain jää tekemättä. Ja jos se jokin halutaan saada tehtyä, pitää sen tekemiseen saada lisää käsiä.

Muuten saamme vastakin lukea itseohjautuvuuden lisäämisen aikaansaamista katastrofeista.