Innostavan etäpalaverin muistilista
Minusta nyt on aika! Olemme harjoitelleet etäelämää pian vuoden verran. Kamera löytyvät nyt joka koneesta ja Teams on tullut tutuksi. Toimistot ovat siirtyneet koteihin ja meitä yhdistävään bittiavaruuteen. Nyt olemme valmiita siirtymään digiavitteisessa kokoustamisessamme seuraavalle tasolle!
Virtuaalikokoustaminen on taitolaji. Itse asiassa virtuaalikokoustamista ei pitäisi ollenkaan verrata livekokoustamiseen. Ne ovat kaksi eri asiaa. Ruudut rakentavat välimatkan, jonka ylittämiseksi täytyy tehdä tietoisesti töitä. Keskittymiskyky on useimmilla huonompi, jolloin osallistavia elementtejä täytyy olla paljon enemmän kuin livekokouksessa. Myös tunneyhteyden luomiseen tulee kiinnittää virtuaalikohtaamisissa enemmän huomiota.
Kysyin Virtual Facilitation Finland -Facebook-ryhmältä vinkkejä tunneyhteyden rakentamiseen virtuaalikohtaamisissa. Vinkkejä tuli valtavasti - kiitos todella paljon kaikille kontribuoineille!!!!!
Aihetta opiskellessani ja listattuja vinkkejä pohtiessani tajusin, että oppiaksemme tukemaan tunneyhteyttä, meidän pitää toimia teknisemmin! Tämä paradoksi on kiinnostava! Ei siis riitä, että olemme itse hyvin “sinut” ruutumme takana. Meidän pitää hyvin insinöörimäisesti suunnitella digikohtaamiset ja käyttää erilaisia aktivointi ja osallistamiskeinoja yhteyden luomiseksi ja vahvistamiseksi.
On tietenkin mahdollista onnistua luomaan tilaisuus, jossa kaikki osallistuvat aktiivisesti keskusteluun ja homma lähtee ihanalle yhteisenergisoivalle jengalle. Yritysvalmentajaystäväni juuri eilen kertoi, että hänellä oli valmennuksessa käynyt näin ilman mitään vippaskonsteja. Uskomaton energiapyörre oli käynnistynyt ja Zoomin kautta toteutettu valmennus oli kuulemma ollut yhtä upea kuin livenä toteutettu vastaava. (Asia on merkityksellinen, koska hän valmentaa tunnetaitoja, ja etäyhteys todellakin näyttäytyy tässä aihepiirissä handicappina.) Mutta meistä jokainen tietää, että tällaiset mutuaalienergisoivat jengat ovat harvinaisia työelämän virtuaalikohtaamisissa.
Voimme kuitenkin lähestyä asiaa insinöörimäisesti. Tiedämme, että kun ihmisiä vetää mukaansa erilaisia keinoin, he aktivoituvat ja energisoituvat. Kun tarpeeksi monta kertaa kysytään, ihmiset ikään kuin vakuuttuvat siitä, että tässä palaverissa halutaan osallistumista. Ja kun tiedon välittäminen pilkotaan tarpeeksi pieniin paloihin, joita pääsee mutustelemaan, mieli pysyy fokusoituneena.
Ratkaisu on siis palastella kokous uudella tavalla lyhyempiin slotteihin ja aktivoida osallistujia erilaisten teknisten työkalujen avulla niiden aikana ja välissä. Parasta tietenkin, kun esitykset olisi toimitettu osallistujille etukäteismateriaalina, ja yhteinen aika voitaisiin käyttää keskusteluun ja yhteiseen päätöksentekoon.
Vinkkilistani muokkaantui innostavan virtuaalikokouksen malliksi. Siinä on viisi vaihetta, joista kuhunkin esitän 4 vinkkiä energisen, osallistavan, aktivoivan ja innostavan kokouksen luomiseksi.
Kuvasta klikkaamalla pääset katsomaan aiheesta videon.
Voit ladata vinkkilistan käyttöösi osoitteesta: https://tinyurl.com/innostavavirtuaalikokous
Eikö olekin jo aika?
