Esittelyssä järeä työkalu matkalle kohti itseohjautuvuutta

Alunperin julkaistu aiemmilla nettisivuillani 8.11.2019

Tavoitteeksi on asetettu yhteisö-ohjautuva työyhteisö, mutta miten sinne päästään? Ongelma on tietenkin laaja ja ratkaisu jokaiselle työyhteisölle hieman omanlainen. On kuitenkin joitain järeitä työkaluja ja menetelmiä, jotka toimivat lähes kaikilla. Alla kerron yhdestä.

Ennen tuohon menetelmään menemistä haluan muistuttaa, ettei ole yhtä tiettyä oikeaa tapaa olla itseohjautuva tai yhteisöohjautuva. Jokaisessa tiimissä käytänteet muodostuvat hieman omanlaisikseen – myös siinä tapauksessa, että käyttöön otetaan jokin tiukasti ennalta määritetty toimintamalli, jossa on roolitukset ja päätöksentekomandaatit ovat annetut. Lisäksi on hyvä ylipäänsä pohtia, minkä asteinen itseohjautuvuus on järkevintä kyseisessä työssä. Kirjoitin pari viikkoa sitten tänne blogiin tekstin siitä, ettei itseohjautuvuus tai mikään muukaan ismi saisi koskaan määrittää tapaa, jolla työ organisoidaan. Työn organisoinnin tulisi olla yksinkertaisesti mahdollisimman järkevää: tehokasta, mielekästä ja tiimin kyvykkyyttä mahdollisimman optimaalisesti hyödyntävää. (Paljolti itseohjautuvuudesta puhutaankin juuri siksi, että monissa hierarkkiseen toimintamalliin perustuvissa organisaatioissa on huomattu haaskattavan mielekkyyttä ja kyvykkyyttä.)

Jos nyt kuitenkin on päätetty, että on järkevintä mennä itseohjautuvaan toimintamalliin ja vieläpä sen verran pitkälle, että organisoidaan työ siten, että lähiesimies poistetaan tiimiltä, on olemassa hyvä ja tehokas menetelmä tämän tavoitteen saavuttamiseen.

Lähiesimiehen tehtävät jaetaan neljään ryhmään:

1) niihin tehtäviin, jotka esimiehen täytyy lain mukaan tehdä itse
2) niihin tehtäviin, jotka voidaan arjen tasolla hoitaa tiimissä tai muulla tavoin, vaikka viime käden vastuu säilyisikin esimiehellä (tai esimerkiksi kuntapuolella hallintosäännön määrittämällä viranhaltijalla)
3) niihin tehtäviin, jotka voidaan hoitaa tiimin kesken
4) niihin tehtäviin, jotka voidaan sisään kirjoittaa arjen prosesseihin ja/tai ulkoistaa atk:lle.

Ryhmän 4) tehtäviä ovat esimerkiksi erilaiset muistutukset, jotka voidaan ulkoistaa boteille (”kuu on vaihtunut, onhan tuntikirjanpitosi ajantasalla?” ”kuu on vaihtunut, olethan muistanut lähettää kaikki viime kuun laskut?”) . Tai toistuvien tapahtumien, kuten kehityspäivät, viikkopalaverit, yhteisölliset kehityskeskustelut, vuosisuunnittelu jne, merkkaaminen kalenteriin seuraavaksi sadaksi vuodeksi tilavarauksineen. Tai rakentamalla viikkopalaverin agendan vakiokohdista rungon kokoukselle, ja merkitsemällä yhdeksi vakiokohdaksi myös esimerkiksi edellisellä kerralla päätettyjen asioiden seurannan. Yllättävän paljon asioita on mahdollista siirtää ”systeemiin”, mutta tämän keinon toimivuus edellyttää, että muistutuksiin suhtaudutaan sitoutuneesti 🙂

Ryhmän 3) tehtäviä ovat esimerkiksi pikkujoulujen suunnittelu jollain kokoonpanolla yhdessä määritetyn budjetin (joka toki alkuvaiheessa tulee esimieheltä) ja yhdessä sovittujen kriteerien puitteissa ja viikkopalaverin toteuttaminen kiertävällä vetovastuulla. Ryhmän 3) tehtäviä ovat myös ryhmän 4) muistutusten perään kyseleminen silloin, kun botin voima ei riitä.

Ryhmän 2) tehtäviä on todella paljon. Niitä ovat esimerkiksi työvuorojen suunnittelu, vuosilomien suunnittelu yhdessä määritettyjen periaatteiden mukaisesti, yhteisölliset kehityskeskustelut ja palautekeskustelut, tavoitteiden asettaminen, vuosisuunnittelu, sisäisten- ja palveluprosessien kehittäminen ja työn kuvien tuunaaminen. Tähän ryhmään kuuluvat myös huolehtiminen työkavereiden jaksamisesta, työtehtävien tasapuolisen jakautumisen varmistaminen, alisuoriutumiseen puuttuminen jne.

Kaikille tehtäville kannattaa aina nimetä yksi vastuuhenkilö (ja ehkä varahenkilö), joka viime kädessä varmistaa, että kyseinen asia tulee tehtyä, että siihen liittyviä prosesseja kehitetään jatkuvasti eteenpäin ja joka voi myös toimia fasilitaattorina/vetäjän/moderaattorina kyseisen tehtävän toteuttamisessa. Esimerkiksi työvuorot yleensä suunnittelee yksi ihminen, ja kehityskeskusteluihin tarvitaan fasilitaattori, joka myös suunnittelee kyseisen session jouksutuksen.

Jäljelle jäävät ryhmän 1) tehtävät, joita ei enää pitäisi olla kovin paljon. Itse asiassa niitä on niin vähän, että esimies kykenee ”hoitamaan” monia tiimejä, eikä hänen tarvitse olla kovin lähellä heidän arkeaan. Mahdollisesti ne voidaan jopa siirtää seuraavassa portaassa toimivalle keskijohdolle.

Apuna listauksessa voi käyttää esimerkiksi alla olevaa melko yleisen tason ryhmittelyä esimiehen tehtäviin.

Tämän harjoituksen jälkeen tehtäväksi jää yksinkertaisesti siirtää yksi kerrallaan jokainen tehtäväalue esimieheltä valitulle henkilölle/henkilöille/tiimille. ”Siirtäminen” tulee tehdä hallitusti ja suunnitellusti, miettien esimerkiksi, mitä osaamista ja tietoa kyseisen tehtävän hoitaminen edellyttää, ja hankkia tuo tarpeellinen osaaminen ja tieto kyseiselle vastuuhenkilölle. Suunnittelussa voi käyttää apuna alla olevaa plaanssia.

Kuvattu menetelmä on teknisesti hyvin yksinkertainen, mutta käytännössä tietenkin jotain muuta. Kehittämistyössä yleensä pätee hyvin vanha luonnehdinta: ”helpommin sanottu kuin tehty”. Parhaat työkalut prosessissa ovat armollisuus ja kärsivällisyys. Lisäksi yhteisen tahtotilan saavuttaminen ennen tähän ryhtymistä on kaiken a ja o. (Lisäksi monessa ”itseohjautuvassa organisaatiossa” tuotetaan erillisiä työntukipalveluita, esimerkiksi coachingia, työnohjausta ja sovittelutukea, joita tiimi tilaa tarpeen tullen avukseen.) Mutta jos hyvin perustellusti haluatte lähteä tälle matkalle, tällä menetelmällä pääsee jo aika pitkälle. Antoisaa reissua!