Itseorganisoitumista vahvistavat käytännöt: agendan asettaminen

Alunperin julkaistu aiemmilla nettisivuillani 3.5.2016

Tämän blogini tarkoitus oli kertoa itseohjautuvuuden ja sisäisen motivaation johtamisesta Filosofian Akatemialla, ja nyt olen jo kahden tekstin verran saivarrellut käsitteen määrittelyitä (filosofin helmasynti). Tällä kertaa vihdoin konkretiaan!

Halusin kertoa kahdesta pienestä yksinkertaisesta käytännöstä, jotka meillä aiheuttivat jättiläisharppauksen kohti jaettua johtajuutta ja itseorganisoitumista. Kaikki hienot teoriat ja ismit jalkautuvat tosielämäksi vain toimintatapojen kautta ja sen takia tällaisten yksittäisten konkreettisten juttujen levittäminen on hyödyllistä. Jokainen yhteisö voi sitten itse päättää, olisiko tämä sellainen käytäntö, jota teillä voisi kokeilla, vai ei.

Filosofian Akatemian operationaalisen organisoitumisen pääasiallinen areena on maanantaiaamun palaveri. Istumme nokitusten aamusta lounaaseen asti ja päätämme kaikista yhteisistä asioista. Lopun viikkoa kukin viipottaa omilla teillään pitkin maailmaa.

Ennen vanhaan valmistelin itse agendat ja vedin kokoukset. Pääasiassa siis todellakin vedin, eli puhuin lähes kolme tuntia ja junailin asioita omasta mielestäni tehokkaasti. Jengi hymyili kärsivällisesti muttei varsinaisesti jakanut intoani kaikista asioista. Yhdessä ajattelemisen näkökulmasta olin aivan liian dominoiva keskustelussa. Ihmiset olivat äänessä varsin epätasaisesti, enkä omiin höpinöihini keskittyneenä ehtinyt kiinnittää tähän huomiota. Käytännön hankaluuksia oli myös esimerkiksi se, etten koskaan onnistunut tekemään agendoja sovittuun torstaihin mennessä vaan stressasin niitä pitkin viikonloppua. Ihmisiä hermostutti, kun he eivät yhtään tienneet, mitä maanantaina tullaan käsittelemään.

 Sitten tapahtui kaksi asiaa, jotka sysäsivät asioita eteenpäin.

Ensimmäinen oivallus edusti klassista laiskuuteen perustuvaa luovuutta. Agendoja on ärsyttävää tehdä – onko niitä pakko ylipäätään tehdä?

Siirryimme sulavasti käytäntöön, jossa jokainen kirjoittaa suoraan kalenterimerkinnän muistiinpanoihin asian, jota haluaa yhteisesti käsiteltävän. Asian perään laitetaan sulkuihin oma nimi, mikä kertoo, kuka asian “omistaa” ja esittelee. Myös asian käsittelyyn tarvittava aika-arvio merkitään ylös. Ta-daa! Agendat syntyvät kuin itsestään eikä kukaan yksittäinen henkilö määrää ja vastaa siitä, mitä käsitellään milloinkin. Omasta näkökulmastani riemuvoitto oli myös se, että sain tehtävälistaltani pois yhden toistuvan epämieluisan tehtävän.

Toinen kehitysharppauksemme tapahtui, kun ehdotettiin, että dialogisen oppimisen mekasta eli Jyväskylän TiimiAkatemiasta valmistunut Joonas Pesonen ryhtyisi fasilitoimaan maanantai-aamun kokouksia. Näin agendan kohtien “omistajat” voivat keskittyä asiaansa ja toinen henkilö tarkkailee keskustelun kulkua sekä kaikkien mukana pysymistä. Joonas pitää myös huolta aikataulussa pysymisestä (mikä itselleni on aina ollut hieman vaikeaa).

Nämä kaksi varsin pientä muutosta aiheuttivat valtavat psykologiset seuraukset yhteisössämme.

Olimme toki harjoittaneet varsin pitkälle vietyä demokraattista päätöksentekoa ennenkin, mutta nyt operationaalinen manageeraus muuttui aidosti kokonaan yhdessä hoidetuksi. Se ei ole millään tavalla riippuvaista minusta tai kenestäkään muusta yksittäisestä ihmisestä.  Filosofian Akatemia “pyörii” koska yhteisö ja toimintatapamme pitävät sen pyörimässä. Kukaan ei “pyöritä” sitä.